Kopimaskiner

Den teknologiske udvikling indenfor kopi- og printerudstyr betyder, at kommunernes krav til maskinernes udstyrets funktion, hastighed, sikkerhed og kvalitet hele tiden ændrer sig.

Den hyppige udskiftning af maskinerne har gennem årene betydet, at mange kommuner har valgt at finansiere maskinerne via såkaldte all in aftaler med enten maskinleverandøren eller gennem et finansieringsselskab med tilknytning til leverandøren.

 

All in aftaler

En all in aftale er i leasingmæssig henseende en såkaldt operationel leasingaftale. Ved aftalen betaler kunden en nærmere fastsat afgift til leverandøren eller leasingfirmaet til dækning af finansierings- og serviceomkostninger. All in afgiften opkræves typisk som en klikafgift beregnet pr. taget fotokopi/tryk.

Når prisen på en all in aftale fastsættes, sker dette efter samme retningslinier som en traditionel finansiel leasingaftale, dog medtages udgifterne til den forventede service og forbrugsstoffer (ekskl. papir) på maskinerne.

Alt efter ovenstående vil prisen for en all in aftale selvfølgelig variere meget. En typisk all in afgift ligger i størrelse mellem 7 og 50 øre pr. kopi.

Er all in aftaler altid den billigste løsning?
Ideen med at betale pr. kopi er både bekvem og forholdsvis enkel at håndtere både centralt på rådhusene og decentralt i institutionerne. Om kopiprisen svinger få øre pr. tryk har for de fleste ikke den store betydning, hvis man anskuer det fra den decentrale enhed. Hvis man derimod ser det fra et centralt plan, vil man ved et samlet årligt kopi/trykvolumen på 3 mio. stk. kunne opnå en besparelse på 30.000 kr. om året, såfremt man kan få kopiafgiften nedsat med bare 1 øre pr. kopi.

 

Hvordan opnås besparelser?

Den nemmeste måde at opnå en besparelse er i sine forhandlinger med leverandøren. Da maskinerne uanset leverandør stort set indeholder samme funktioner m.v. vil indhentelse af alternative tilbud på maskinerne ofte også have en økonomisk gavnlig virkning.

En mulighed er også at adskille finansieringsudgifterne og serviceomkostningerne på maskinerne, så de ikke indgår i en samlet pakkeløsning via all in princippet.

Ved at adskille finansiering og service kan man forholdsvis enkelt selv beregne, om der er penge at spare ved en eventuel selvfinansiering eller anvendelse af et alternativt finansieringsselskab.

For at foretage de nødvendige beregninger kræves kun fremskaffelse af meget få specifikationer af leverandørens tilbud bl.a.:

  • Maskinens anskaffelsessum.
  • Leverandørens servicepris pr. kopi.
  • Leverandørens tilbagekøbspris efter aftaleperiodens udløb.

 

KommuneLeasing finansierer også kopimaskiner

KommuneLeasing har gennem årene finansieret mange kopimaskiner og printere. Aftalerne er enten kommet i stand direkte ved henvendelse fra kommunen eller via en leverandør, der retter henvendelse i forbindelse med tilbudsafgivelse til kommunen.

Af fordele ved at lease gennem KommuneLeasing kan nævnes:

  • Tilpasning af leasingaftalen med hensyn til kommunens ønske om løbetid, betalingsterminer, finansieringsrente med basis i fast eller variabel ydelse.
  • Tilknytning af teknologisikringsaftale, der sikrer mulighed for udskiftning af maskiner efter behov.
    Frit valg af maskinleverandør.